Номенклатура дел в 1С:Документообороте

Номенклатура дел – это систематизированный список документов, который используется для классификации, упорядочивания и хранения различных типов документов, что позволяет эффективно организовать и структурировать документооборот в организации. 1С:Документооборот также поддерживает ведение номенклатуры дел для увеличения эффективности работы с документами, улучшения контроля над документооборотом и повышения безопасность хранения информации. О том, как настроить и начать ведение номенклатуры дел в 1С:Документообороте, далее в статье.

Ведение электронной номенклатуры дел и поддержание бумажной

1С:Документооборот предоставляет возможность вести электронную номенклатуру дел, а также поддерживать бумажную форму деловых документов. Это дает организации гибкость и возможность выбора наиболее подходящего способа работы с документами.

Списание документа в номенклатуру дел производится путем заполнения реквизитов Состав, Форма документа, В дело. При списании в дело система предлагает подходящие по периоду, организации и подразделению дела. Если посредством системы обеспечивается ведение бумажной номенклатуры дел, то также нужно заполнить реквизиты Место хранения и Ответственный за хранение, чтобы облегчить поиск физического документа.

Выбор дела для списания документа

Пример заполнения раздела Хранение

Использование номенклатуры дел, раздельного учета бумажных и электронных документов, мест хранения бумажных документов сначала настраивается в разделе Настройка и администрирование – Настройка программы – Делопроизводство, а затем включается в ходе настройки каждого отдельного вида документа.

Включение использование номенклатуры дел и раздельного учета бумажных и электронных документов

Заполнение номенклатуры дел

Справочник с номенклатурой дел располагается в разделе Нормативно-справочная информация и доступен для редактирования пользователю с полномочием Делопроизводители.

Строение разделов номенклатуры дел может быть выполнено по структурному, производственно-отраслевому, функциональному или другому регламентированному типу.  В 1С:Документообороте предоставляется возможность в первый раз автоматически заполнить справочник по структурному типу в соответствии с организационной структурой предприятия, а впоследствии копировать её из года в год с помощью обработок Заполнить разделы по структуре предприятия и Скопировать номенклатуру дел в меню Ещё.

Пример заполненной номенклатуры дел

Далее пользователем самостоятельно заводятся заголовки дел. Помимо основных сведений для каждого заголовка дел можно настроить отборы по виду документа, контрагенту и вопросу деятельности для списания только подходящих документов.

Заполнение заголовка дел

Настройка отборов в заголовке дел

Далее в разделе Документы и файлы должны быть созданы дела (тома) для каждого ранее настроенного заголовка.  Именно сюда будут списываться исполненные документы. В первый раз заполнение списка томов можно выполнить с помощью обработки Создать дела по номенклатуре, а последующие переходящие дела создавать копированием имеющихся. Список списанных документов отражается на вкладке Документы в деле в карточке дела.

Создание дел обработкой

Карточка дела

Функционал 1С:Документооборота обеспечивает:

• перенос документов из одного дела в другое;
• закрытие дел;
• передачу в архив закрытых дел;
• оформление уничтожения дел;
• вывод на печать внутренней описи, карты-заместителя, листа-заверителя и обложки.

Функционал для работы с делами
 

Резюмируем

Номенклатура дел в 1С:Документообороте является мощным инструментом для эффективного управления и структурирования документооборота. Она позволяет грамотно организовать и вести электронную и бумажную номенклатуру дел, обеспечивая контроль и безопасность хранения документов. Настраиваемая структура разделов и томов позволяет адаптировать систему под потребности конкретной организации. Таким образом, 1С:Документооборот делает процесс работы с документами более автоматизированным и удобным, экономя время и ресурсы.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы! 

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17.