Продолжаем знакомиться с новым функционалом 1С:Документооборот 3.0. На очереди механизм, способный обеспечить максимально продуктивную совместную работу пользователей: правила коммуникаций, замещающие и помощники.
Немного о правилах коммуникаций
Это именно тот механизм, который, к примеру, не позволит рядовому сотруднику направить служебную записку директору, минуя непосредственного руководителя. В редакции 2.1 это трудно было контролировать без доработок либо серьёзного разговора с сотрудником на тему порядка согласования документов.
Правила коммуникаций настраиваются администратором либо пользователем с полномочием “Ответственный за НСИ” следующим образом:
- В разделе нормативно-справочной информации создать новое правило, указать его наименование и при необходимости комментарий;
- Заполнить две части правила: область действия и разрешения;
- Включить правило, возведя флажок Действует.
В области действия выбираются предмет правила (документ/задача), вид (документа/задачи/тематика документа), участник (адресат/согласующий/ и др.) и этап, если на предыдущем шаге был выбран участник действия.
Разрешения устанавливаются для инициаторов коммуникаций по статусу, роли, рангу, рабочей группе и подразделению. Тем же образом отбираются сотрудники, доступные для коммуникаций.
На скриншоте пример настройки правила коммуникации для организации согласования заявления на отпуск. Согласно ему рядовой сотрудник может отправить документ только руководителю своего подразделения. Если же пользователь сам является руководителем, то ему будет доступен руководитель первого вышестоящего подразделения.
Проверка правил позволяет смоделировать ту или иную ситуацию путём заполнения реквизитов конкретными значениями. Результатом проверки является поле Выбор. На скриншоте ниже видно, что инициатору Орлову В.В. из производственно-технического отдела для отправки на согласование заявления на отпуск доступен только Смирнов В.Д. – руководитель данного отдела (недоступные пользователи выделены серым), что соответствует настроенному правилу.
Стоит отметить, что правила коммуникаций не расширяют текущие права доступа, лишь дополняют.
Что представляют собой замещающие?
В качестве замещающих назначаются сотрудники, за которыми будут закреплены задачи и обязанности другого сотрудника: обработка документов, контроль ежедневных отчётов подчинённых, планирование мероприятий и т.д. Фактически это тот же механизм делегирования прав из редакции 2.1, только более функциональный.
Добавить замещающих может администратор, руководитель подразделения и любой другой пользователь с ролью “Добавление и изменение замещающих и помощников” в разделе Совместная работа, в карточке пользователя либо на основании карточки отсутствия. Пользователь, который фигурирует в созданной либо изменённой карточке замещающего, будет об этом уведомлён.
Предусмотрена гибкая настройка передаваемых замещающему функций: от всего круга вопросов до выбора конкретного действия по конкретным видам документов. Доступность документов также регулируется. Возможна передача как всех документов, так и только по активным задачам.
Помимо документов и задач, для передачи доступны и другие объекты: проекты, ежедневные отчёты, мероприятия. Полный список областей представлен на скриншоте ниже.
Задачи замещаемого и задачи, по которым имеются замещающие, отображаются в списке с признаками “я замещающий” / ”есть замещающие” соответственно.
Выполнение задачи замещающим, а не непосредственным исполнителем, легко определяется по описанию, сравните:
Какова роль помощников?
Роль помощников отличается от замещающих тем, что они лишь отмечают выполнение действий, совершённые другим сотрудником, без принятия решений. Например, секретарь помогает директору организовать мероприятия в 1С:Документообороте от его имени или же отмечает выполнение задач за директора.
Настройка карточки помощника аналогична настройке карточке замещающего, задачи отличаются признаками “я помощник” / “есть помощники”, пользователь также получит уведомление о назначении ему помощника либо его помощником.
Резюмируем
В 1С:Документооборот 3.0 совместная работа пользователей может стать более гибкой, эффективной и контролируемой за счёт рассмотренного функционала, простого как в настройке, так и в применении.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)45-01-69.