Интеграция 1С:Документооборот с 1С:Архив: оптимизация хранения и обработки документов

В современном бизнес-мире эффективное управление документооборотом играет ключевую роль в обеспечении оперативной работы предприятий. Одной из популярных платформ для автоматизации бизнес-процессов является 1С:Документооборот, предоставляющая возможности для управления электронными документами.

Вместе с тем, для сохранения документооборота можно использовать 1С:Архив – систему электронного архивирования, обеспечивающую хранение и обработку документов. Интеграция 1С:Документооборот с 1С:Архив создает мощный инструментарий для управления документами и электронными архивами в организациях. Что такое 1С:Архив, как настроить его интеграцию с 1С:Документооборот и преимущества интеграции рассмотрим далее в статье. 

Немного об 1С:Архив

1С:Архив – это специализированная информационная система, разработанная фирмой 1С на основе нормативно-правовых актов по архивному делу для эффективного управления и архивации документов с гарантией их юридической значимости в течение всего срока хранения. 

Главной задачей 1С:Архив является облегчение процесса работы с документацией, уменьшение временных затрат на поиск и обработку информации, а также повышение уровня безопасности и конфиденциальности документов. Все документы хранятся в удобном и структурированном виде, что позволяет значительно упростить процесс работы с ними.

Одной из важных особенностей 1С:Архив является автоматическое усовершенствование электронной подписи до формата архивного хранения CAdES-A v3, загрузка документов из других систем через zip-контейнер установленного формата, а также встроенная интеграция с 1С:Документооборот. 

Преимущества интеграции 1С:Документооборот с 1С:Архив

1. Централизованное хранение документов. Интеграция позволяет сохранять все документы, создаваемые в рамках 1С:Документооборот, в информационной системе 1С:Архив, обеспечивая удобный доступ к ним из единого хранилища.

2. Улучшенная отслеживаемость документооборота. Благодаря интеграции, можно отслеживать полный жизненный цикл документов, начиная от создания и отправки в 1С:Документооборот и заканчивая хранением в 1С:Архив. Это позволяет эффективно контролировать и управлять документами на всех этапах их обработки.

3. Увеличение безопасности и сохранности информации. 1С:Архив обеспечивает надежное и безопасное хранение электронных документов, защищая их от потери, порчи или несанкционированного доступа. Интеграция с 1С:Документооборот позволяет автоматизировать процессы архивирования и обеспечить сохранность информации на долгосрочный период.

4. Улучшенная доступность и удобство работы с документами. Благодаря интеграции, пользователи имеют возможность получить доступ к нужным документам из 1С:Документооборот, просматривать и редактировать их в 1С:Архив, не выходя из рабочего места.

Настройка интеграции 1С:Документооборот с 1С:Архив

Интеграция доступна для 1С:Документооборот 2.1 (версии КОРП, ДГУ, начиная с релиза 2.1.33) и 1С:Документооборот 3.0 (начиная с релиза 3.0.5.82).

Настройка осуществляется в обеих базах. Порядок действий:

1. Опубликовать 1С:Архив на веб-сервере – необязательный пункт, но данная настройка позволит скачивать контейнеры, формируемые 1С:Архивом, непосредственно из 1С:Документооборота.
2. Подготовить каталог для обмена между базами, сформировать сетевой путь.
3. На стороне 1С:Документооборота заполнить реквизиты в настройке интеграции с 1С:Архивом – ранее созданный каталог обмена, код этой базы, данные публикации 1С:Архива на веб-сервере.

       4. На стороне 1С:Архива указать путь к ранее созданному каталогу обмена, периодичность проверки документов, дату следующей проверки и при необходимости включить учет по проектам и использование грифов доступа. Далее создать источник комплектования: указать наименование и код базы из п.3.

Обмен будет выполняться регламентным заданием «Обмен с архивом» на стороне 1С:Документооборота и «Загрузка документов» на стороне 1С:Архива.

Единицей обмена выступает контейнер, он содержит: контент и метаданные электронного документа в формате xml, файлы электронных подписей, кроме электронных документов, подписанных простой электронной подписью, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

Использование интеграции

После настройки интеграции с 1С:Архив в карточке списания дела доступен реквизит Статус выгрузки в архив. Подготовленное дело вручную переводится в статус Готов к отгрузке, а затем оно выгружается в 1С:Архив как сдаточная опись после отработки регламентного задания «Обмен с архивом».

Через 2 недели после проведения операции передачи дел в 1С:Архив или их уничтожения документы удаляются. В карточке документа выводится информация “Дело передано в архив <дата>” либо “Дело уничтожено <дата>” соответственно. Также из карточки документа, входящего в состав переданного дела, можно выгрузить контейнер, если 1С:Архив опубликован на веб-сервере.

Резюмируем

Интеграция 1С:Документооборот с 1С:Архив является эффективным решением для организаций, желающих оптимизировать управление документами, повысить безопасность и доступность информации, а также сократить временные затраты на обработку документов. Реализация данной интеграции позволяет создать единую информационную среду, удовлетворяющую потребности современного бизнеса.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы! 

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7 (3532) 43-05-17.