Автозаполнение шаблонов файлов в Документообороте 2.1
Современный бизнес требует быстроты и точности в работе с документами. Каждый день компании обмениваются сотнями различных документов, и в таких условиях автоматизация работы с ними становится необходимостью. 1С:Документооборот является эффективным инструментом, решающим эту задачу. Подробно рассмотрим в статье такой полезный функционал 1С:Документооборота, как автозаполнение шаблонов файлов, который упрощает и ускоряет процесс подготовки документов в системе.
Работа пользователя с автозаполняемыми шаблонами файлов в программе
Автозаполняемые шаблоны файлов являются заранее настроенными шаблонами, которые будут автоматически заполняться реквизитами при создании нового документа.
Например, настроенный шаблон для договора аренды будет содержать все необходимые поля (наименование сторон, сумма договора, срок действия и т.д.). При создании нового документа (с нуля или копированием готового) в эти поля автоматически подтянутся реквизиты из карточки договора, что значительно ускорит процесс работы.
Пример заполнения шаблона договора реквизитами из карточки
Таким образом, работа пользователя с заранее настроенным автозаполнением сводится к заполнению только карточки документа и проверке конечного файла.
Настройка автозаполняемых шаблонов файлов
Использование автозаполнения определяется функциональной опцией в разделе Настройка и администрирование – Настройка программы – Работа с файлами – Использовать автозаполнение шаблонов файлов.
Автозаполнение с точки зрения работы механизма представляет собой:
- подстановку в заранее настроенные поля значений реквизитов документа
- или замену определённых строк в файле на значения реквизитов документа.
Поддерживается для файлов формата doc, docx, dot, dotx, odt, txt и html.
Настройка разных форматов файлов может быть выполнена в новом или старом интерфейсе. Новый интерфейс располагается в настройке вида документа на вкладке Шаблоны документа – Файлы. Здесь настраиваются файлы форматов doc, docx, dot, dotx. Старый интерфейс Настройка заполнения файла по умолчанию скрыт, вынести его можно через настройку навигации. Здесь настраиваются файлы форматов odt, txt, html.
Новый интерфейс
Старый интерфейс
Окно настройки имеет две вкладки. Вкладка Реквизиты позволяет выбрать реквизиты, значения которых должны подтягиваться в файл, указать количество экземпляров и задать формат (для типов Дата и Число). При выборе реквизитов поля в файле создаются автоматически.
Вкладка Реквизиты
Вкладка Скрипты предназначена для описания вывода типовых и дополнительных реквизитов в другой форме (в другом падеже, регистре, в составе динамического выражения и т.д.), а также реквизитов, отсутствующих в списке на вкладке Реквизиты. Для вывода результата выполнения скрипта предварительно в файле должны быть добавлены поля через вкладку «Разработчик» в MS Word или «Вставка» в OpenOffice/ LibreOffice.
Вкладка Скрипты
Создание полей в MS Word
Старый интерфейс также требует предварительного создания полей или уникальных строк, которые будут заменены реквизитами. Замена строк используется для файлов форматов txt, html, а также данным способом можно обеспечить вывод реквизитов в колонтитулы, поскольку туда добавление полей невозможно.
Окно настройки в старом интерфейсе
Заполнение файла реквизитами документа осуществляется только при его первой записи. Автоматическое перезаполнение в случае изменения значения реквизитов не предусмотрено. В этом случае пользователь должен воспользоваться командой Заполнить файл данными документа в контекстном меню файла.
Ручное заполнение файла данными документа
Для автоматизации данной операции можно написать обработку для шаблона процесса, по которому обрабатывается документ, чтобы, к примеру, после выполнения задачи регистрации в файл автоматически подтягивались его регистрационные данные.
На что обратить внимание при написании скриптов:
• Файл.ВладелецФайла – обращение к документу, к которому приложен настраиваемый файл;
• РезультатОбработки – обязательная переменная, которой должен быть присвоен результат скрипта, иначе вставка в файл не произойдёт;
• проверки скриптов в рабочем месте нет, отладка проводится через журнал регистрации либо с помощью внешней обработки;
• получение некоторых значений реквизитов (например, Должность автора документа) осуществляется через функции и процедуры общих модулей.
верно: Должность = РаботаСПользователями.ПолучитьДолжность(Подготовил);
неверно: Должность = Файл.ВладелецФайла.Подготовил.Должность;
После настройки можно проверить правильность заполнения по команде Проверить настройку заполнения. Возможны следующие варианты развития событий:
- файл открылся, все поля заполнены;
- файл открылся, но поле осталось пустым – стоит проверить, а заполнен ли данный реквизит в программе;
- файл не открылся, пользователь получил сообщение об ошибке – ознакомиться с текстом ошибки, чаще всего она заключается в некорректно написанном скрипте.
Проверка настройки заполнения
В завершение
В целом, автозаполнение шаблонов файлов является одной из тех функциональностей 1С:Документооборота, на которую стоит обратить внимание в первую очередь. Она не только экономит время и уменьшает вероятность возникновения ошибок, но и унифицирует работу с документами, что позволяет пользователям сосредоточиться на более важных задачах, а не тратить время на их подготовку.
Специалисты компании "1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" помогут вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на все вопросы! Узнать подробнее о 1С:Документообороте можно здесь.
Зарегистрироваться на форум пользователей 1С:Документооборот можно по телефону +7 (3532) 43-05-17.
Наша линия поддержки в 1С-Коннект:
