Настройка рабочего стола в программе 1С:Документооборот. Работа с основными инструментами для планирования работы в 1С:Документооборот

В предыдущей статье «Решать нельзя планировать! Или как организовать свою работу в 1С:Документооборот» мы разобрали основные задачи планирования, инструменты планирования, основные функции 1С:Документооборота для автоматизации учета и планирования рабочего времени сотрудников. Сегодня разберем, как персонализировать рабочий стол 1С:Документаоборот, чтобы он стал максимально удобным, функциональным инструментом, а также подробно изучим инструменты планирования: Виджет «Мой календарь» и «Ежедневные отчеты».

Настройка рабочего стола

Для удобной работы в системе, на начальную страницу вынесены различные окна, которые открываются сразу при запуске программы:

В нашем примере, окно состоит из шести настраиваемых виджетов, каждый из которых показывает состояние по какой-то одной теме:

• Задачи мне – содержит перечень задач, которые отправлены пользователю;
• Почта – способ отправки и получения писем через почтовый клиент
• Мои мероприятия – мероприятия, в которых пользователь участвует.
• Я редактирую – перечень файлов, которые находятся у данного пользователя на редактирование;
• Задачи от меня – задачи, которые направил пользователь на исполнение другим пользователям;
• Контроль – перечень документов, которые находятся у пользователя «На контроле»
• Отсутствия – перечень и время отсутствий пользователя на рабочем месте;
• Календарь – содержит предстоящие события;
• Мои документы – отображает список документов, которые относятся к текущему пользователю и требуют его внимания.

Список виджетов можно настроить индивидуально.

Для этого переходим в «Настройки» – «Персональные настройки» – «Рабочий стол»

Открывается окно настройки рабочего стола.

Необходимо выбрать вариант рабочего стола. Всего их 3: «Основной рабочий стол», «Рабочий стол руководителя» и «Рабочий стол руководителя (по видам задач)». Отличаются варианты набором виджетов.

На картинке представлены виджеты, которые уже находятся на рабочем столе. Нажимая на кнопку , можем добавить из списка те, что необходимы для работы или удалить те, что не нужны (кнопка ).

Настройка блока навигации

Для настройки блоков навигации необходимо выбрать варианты блоков: «Блок навигации (Руководителя)», «Блок навигации (Сотрудника)» и «Не использовать».

После выбора блока, мы видим список различных элементов, которые можем скрыть, если они нам не нужны или убрать в «Еще». Для этого нажимаем кнопку «Задать настройки».

Все установленные настройки блока навигации, отражаются на рабочем столе

Также можем изменить цветовую схему рабочего стола

Панель инструментов

Функции, необходимые для удобной навигации по программе, расположены на нескольких вспомогательных панелях: Инструменты и Панель открытых окон. Благодаря этому у сотрудников из любого окна программы есть доступ к «Оповещениям», «Избранному», «Истории», «Полнотекстовому поиску» и «Меню функций».

Панель инструментов – быстрый доступ к «Оповещения», «История» и «Избранное»

В список Избранное можно добавить любые документы, отчеты, гиперссылки на разделы, списки и другие объекты, с которыми пользователь работает чаще всего.

Для того, чтобы пометить объект системы, как избранное, необходимо пометить его звездочкой

Список История содержит гиперссылки на недавно просмотренные данные.

Список формируется автоматически и пополняется при каждом открытии карточки, например, документа, файла, письма или задачи. В этом списке хранятся только двести последних ссылок, которые ведут в карточки соответствующих объектов программы.

Настройка панелей программы:

Заходим еще – настройки программы – настройки панелей

Появится редактор панелей. Можно изменить место положения панелей, удалить панели или добавить.

В нашем примере, добавлены «Панель разделов» и «Панель открытых». Добавим «Панель избранного» и посмотрим, что получится.
Всегда есть возможность вернуть стандартные настройки.

И так, подробно разобрали, как настроить рабочий стол под свои нужды. В статье «Решать нельзя планировать! Или как организовать свою работу в 1С: Документооборот» мы подробно разобрали работу с виджетами «Мои задачи» и «Мои документы». Есть еще удобный помощник планирования задач и рабочего времени – это виджет «Мой календарь».

Виджет «Мой календарь»

Виджет предназначен для планирования всех своих встреч на день, неделю или месяц, добавления новых событий, редактирования существующих, также можно устанавливать напоминания.

Посмотрев Ваш календарь, коллеги могут понять, когда можно подойти за помощью или обсудить какой-либо вопрос, а когда Вы заняты и нельзя беспокоить.

Календарь можно просматривать за периоды «День», «Неделя», «Две недели», «Месяц» и «Планд дня»

Для изменения параметров отображения календаря нажмите кнопку «Еще» – «Настройки календаря».

Рассмотрим значения настроек [2]:

• «Отображать время с/по» – настройка периода времени, который отображается в календаре. Для просмотра можно выбрать только рабочее время. Если на время, которое должно быть скрыто, приходится запись календаря, эта настройка не учитывается.
• «Отображение времени элементов» – с помощью настройки можно выбрать способ отображения времени записей: не показывать, только время начала или время начала и конца. Для событий с настроенным напоминанием время отображается всегда.
• «Шкала времени» – настройка интервала для выравнивания длительности событий. Можно выбрать 1, 5, 6, 10, 15, 30 и 60 минут.
• «Интервал проверки напоминаний» – указывается частота, с которой будет выполняться проверка наличия настроенных напоминаний.
• «Срок напоминания по умолчанию» – время, за которое программа должна напомнить вам о предстоящем событии.
• «Устанавливать напоминание автоматически» – если настройка включена, то для всех новых записей календаря напоминания будут установлены автоматически.
• «Отображать календарь в записи календаря» – если настройка включена, то в карточке записи календаря отображается планировщик. Это позволит видеть запланированные дела и занятость сразу при создании новой записи. По умолчанию настройка включена.
• «Отображать легенду» – включает/отключает отображение подсказки – что значат цвета в календаре.
• «Отображать занятость» – при включенной настройке другие пользователи будут видеть время, когда текущий пользователь занят. Для указания времени, доступного для планирования работ, предусмотрена команда Настроить доступное время.
• «Использовать быстрое редактирование» – если настройка включена, то при нажатии или выделении пустого времени в календаре откроется панель быстрого редактирования, куда удобно ввести название события. В режиме быстрого редактирования напоминания включены по умолчанию и настроены для отправки за 15 минут до наступления события.
• «Показывать удаленные» – при включенной настройке в календаре отображаются записи, помеченные на удаление. Такие записи помечены иконкой  .
• «Показывать отклоненные» – если настройка включена, то в календаре отображаются отклоненные записи календаря. Это могут быть отклоненные приглашения или записи, созданные в календаре текущего пользователя другими сотрудниками. Такие записи помечены иконкой .
• «Скрыть отсутствия с признаком «На связи» – если настройка включена, то в календаре не отображаются отсутствия, при которых пользователи продолжают работать.
• «Настройка автообновления» – указывается промежуток времени, через который обновляется календарь. По умолчанию установлено значение 300 секунд.

Для создания записи в календаре, выбираем необходимый день и щелкам 2 раза левой кнопкой мыши.

Открывается окно создания записи. Заполняем наше событие данными. Если необходимо напоминание до начала события, ставим галочку «Напомнить» и выбираем время, когда напомнить.

В организациях часто проходят события, которые периодически повторяются, например собрание внутри отдела. Чтобы каждую неделю не заводить событие, настроим повторение. Для этого ставим галочку «Повторять»

Так Вы не забудете о важных событиях, которые периодически повторяются.

Записи календаря можно создавать на основании различных предметов – например, внутренних документов, задач, писем, контрагентов. Для этого в списках и карточках предметов предусмотрена кнопка. «Создать на основании» – «Запись календаря».

Предмет, на основании которого создана запись, отображается гиперссылкой в нижней части карточки записи.

Любую запись можно выделить цветом. Выбрать цвет можно в одноименном списке в карточке записи или с помощью команды контекстного меню в рабочей области календаря.

Запись календаря можно пометить как отработанную. Для этого в контекстном меню и карточке записи достаточно установить флажок «Отработана».

Если в процессе работы у вас есть дело, при выполнении которого, не хотите, чтобы Вас отвлекали, можете создать занятость. Для этого, нажимаем на кнопку «Еще» – «Создать занятость».

Указываете состояние доступности. По записи календаря. Время, на которое у пользователя создана запись календаря, автоматически помечается в календарях других пользователей как недоступное.

Ежедневные отчеты

Ежедневные отчеты – в них содержится информация обо всех выполненных задачах пользователя за день.

Этот инструмент создан не просто для формальности и контроля со стороны руководства, а для того, чтобы облегчить работу сотрудников и помочь им расти профессионально.

В статье «Решать нельзя планировать! Или как организовать свою работу в 1С: Документооборот» уже подробно описывала, зачем нужен такой, поэтому в этой статье перейдем сразу к его созданию.

Открываем меню, нажимаем «Учет рабочего времени», «Мои отчеты» и создаем отчет, нажав кнопку «Ежедневный отчет»

При создании Ежедневного отчета, автоматически заполняется текущий день, в котором оформляется ежедневный отчет и время (Время начала и окончания рабочего дня, если для сотрудника установлен график работы). Эти данные можно скорректировать.

Нажимаем кнопку «Добавить» и заполняем нужные поля:

• время, когда начали и закончили работу;
• содержание (описание работы);
• вид работы.

Вид работы – это данные из справочника «Вид работ», который можно пополнять нужными данными.

В колонке «Проект, задачи» можем указать задачу, по которой выполняли работу.

После заполнения отчета, нажимаем «Записать и закрыть».

В статье подробно разобрали, что можно настроить, в 1С Документооборот, рабочий стол «под себя» для эффективной работы, подключить или убрать виджеты, настроить навигацию, а также добавлять объекты в избранное.

Научились работать с календарем: планировать свои дела, настраивать повторения, напоминания, доступность, а также создавать и заполнять ежедневные отчеты.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы! 

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.