Бизнес-коммуникации являются неотъемлемой частью современного делового мира. Они помогают наладить контакт как с внешней общественностью компании, например с партнерами, конкурентами, клиентами, так и с внутренней.
Если говорить о коммуникациях внутри компании, то важную роль играют решения, предназначенные для совместной работы в офисе и при удаленной работе. Безусловно, существует множество инструментов для этого — мессенджеры, чаты, системы видеоконференцсвязи, системы совместной работы, электронная почта и, конечно же, телефон. Однако проблема заключается в том, что сейчас появилось слишком много таких инструментов, и сотрудникам приходится запоминать, через какой канал связи общаться с каждым человеком, какие каналы необходимо проверять и как часто это делать.
1С:Документооборот позволяет в реальном времени вести переписку в чатах, организовывать аудио- и видеозвонки, обмениваться файлами, демонстрировать экран и вести контекстные обсуждения документов непосредственно внутри программы 1С:Предприятие. Все данные и переписки остаются в пределах локальной сети компании, обеспечивая дополнительную защиту конфиденциальной корпоративной информации и одновременно упрощая рабочие процессы для сотрудников.
Встроенная почта
Простой, привычный полноценный почтовый клиент, встроенный в 1С:Документооборот. Все письма почты являются такими же учетными единицами, как документы. Они точно так же участвуют в документообороте, ссылаются друг на друга, выводятся в отчеты и становятся основанием для создания процессов.
Возможности встроенной почты:
- автоматическая обработка входящих и исходящих на основании настроенных правил;
- создание и запуск процессов на основании писем (согласования, подпись, задачи и др.);
- работа с файлами и документами;
- учет рабочего времени;
- история переписки;
- цепочки писем;
- спам-фильтр;
- сохранение писем вместе с вложениями;
- редактирование вложенных файлов прямо в письме;
Обсуждения
С помощью встроенной подсистемы Обсуждения сотрудники могут общаться друг с другом в режиме реального времени, создавать групповые чаты и вести переписку, звонить по аудио- и видеосвязи, обмениваться файла, картинками или объектами данных.
В обсуждениях можно создавать чаты для подразделений, рабочих групп, мероприятий, проектов. В этот чат автоматически попадут все сотрудники выбранного подразделения, участники мероприятия, проекта или рабочей группы. Состав участников чата будет обновляться автоматически. Например, новый сотрудник подразделения будет автоматически добавлен в чат, а переведенный или уволенный – из чата исключен.
В программе можно рассылать объявления по отдельному «Каналу», специально предназначенному для большого количества участников.
В отличие от обычных обсуждений для «Канала обсуждений» можно настроить:
- кто может писать, кто нет – таким образом защитить чат от спама;
- состав участников, которые не могут покинуть чат.
Внешне общение по каналу выглядит как обсуждение с пользователем, но сообщения автора получат все участники.
Для «Читателя» – это персональный односторонний чат с каналом исключительно в информационных целях.
В обсуждениях доступен Чат-бот. Это простой в настройке автоматический помощник, который ответит на частые вопросы пользователей, возьмет на себя обработку части запросов администратору, поможет в обучении сотрудников работе в программе, станет навигатором по программе.
Чтобы начать работу, достаточно просто написать чат-боту в «Обсуждениях» свой вопрос или его часть. Например:
- «отпуск» – если хотите узнать количество дней отпуска или оформить заявление;
- «кто дома» – если хотите узнать, кто сегодня работает удаленно;
- «пароль» – чтобы изменить свой пароль в программе.
Форум
Удобная площадка для обмена мнениями и обсуждения рабочих вопросов, где можно создавать новые темы, вести обсуждения по документам, проектам или мероприятиям, обмениваться комментариями, файлами, схемами и диаграммами, инициировать голосования.
Преимущества форума:
- Быстрая передача информации – мгновенная связь между отделами и подразделениями. Незаменимо для общения сотрудников территориально распределенных офисов.
- Результаты обсуждений можно тут же взять в работу прямо из форума – просто запустите процесс, например, «Актуализировать регламент согласования договоров».
- Привязка ключевых данных информационной базы – обсуждения можно связать с документом, мероприятием, проектом и другими ключевыми данными программы.
- Удобная совместная работа – любой файл можно прикрепить и открыть для редактирования прямо из списка сообщений.
- Голосования – это прекрасный способ узнать мнение коллег по какому-либо вопросу без проведения трудоемких опросов и собраний. Для оповещения коллег о необходимости принять участие в голосовании удобно создавать письмо прямо из темы форума. Программа уведомит вас по почте о новых ответах и голосах в созданной теме.
- Прозрачность – время, проведенное на форуме, можно указать в отчете о трудозатратах. Руководители могут контролировать рабочую переписку подчиненных.
- Разграничение прав доступа – разделы обсуждений представлены в виде иерархии с возможностью ограничения доступа к любому из них.
- Уведомления по электронной почте – автоматические уведомления о новых сообщениях и новых ответах на форуме.
- Запуск процессов на основании сообщений и тем – результат какого-либо обсуждения может быть сразу принят в работу.
- Понятный интерфейс – поможет бегло читать форум и быстро получать необходимую информацию.
- Единая база знаний – многие вопросы решаются в открытых разделах, поэтому нет необходимости обсуждать их с каждым сотрудником.
Мероприятия
Бронирование времени и переговорных
Инструмент предназначен для подготовки, учета, организации и последующего анализа совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний.
- Определяйте место и время проведения, программу и состав участников. Программа помогает подобрать время и место проведения мероприятия (с учетом доступности участников в соответствии с их рабочими календарями, с учетом доступности переговорных). Запланированные мероприятия автоматически заносятся в календари участников.
- Следите за состоянием мероприятия, процессами и обсуждениями по мероприятию. Все участники мероприятия самостоятельно готовят материалы (презентации, отчеты, листы опроса и прочие) и прикладывают их к мероприятию в виде обычных файлов. Для этого программа автоматически направляет всем участникам задачу «Подготовить материалы мероприятия». По завершении мероприятия к нему можно приложить аудио- или видео-записи выступлений, фотографии и другие файлы.
- При использовании совместно с механизмом бронирования помещений – помещение для мероприятия будет забронировано автоматически при указании места и времени мероприятия.
Можно настроить регулярное бронирование помещений по определенному правилу – например, каждое утро по будням с 9:00 до 9:15 для утреннего собрания отдела. При использовании мероприятий программа автоматически подбирает и бронирует нужное помещение. А также не даст забронировать помещение если в указанное время помещение занято (покажет пересекающиеся брони, предложит выбрать промежуток времени, когда помещение свободно, предложит другое помещение, свободное в выбранное время).
- Учитывайте мероприятия, организатором которых выступают корреспонденты – например, приглашения сотрудникам фирмы на различные форумы и совещания.
- Назначайте кураторов для мероприятий, организуемых корреспондентами.
- В мероприятиях, созданных на основании письма, дата, время, место и наименование автоматически заполняются из текста письма.
Программа распознает множество комбинаций текстов. Приведем некоторые их них:
- Давайте встретимся во вторник 10:00.
- Встречи будут проходить в 10:00–12:00 по пятницам.
- Давайте встретимся во вторник 10:00.
- Давайте встретимся в 5 минут 5-го.
- Давайте встретимся в десять часов дня.
- Встреча состоится пятого февраля.
- Встреча состоится завтра утром.
- Встреча пройдет в пн.
- Встреча состоится через 2–3 дня.
- Встреча состоится сегодня днем.
- Давайте встретимся в воскресенье без 5 минут 7.
Мобильное приложение
Для работы вне офиса предусмотрено решение — мобильное приложение. С его помощью вы можете:
- получать письма встроенной почты 1С:Документооборота;
- получать и выполнять задачи (например, согласовывать и утверждать документы);
- просматривать приложенные к письмам и задачам файлы;
- готовить и отправлять письма в ответ;
- перемещать письма между папками;
- работать с записями календаря;
- выдавать поручения сотрудникам;
- следить за сроками и ходом выполнения работ.
Мобильное приложение работает автономно и не требует постоянного подключения к центральной базе. Оно подходит для мобильных устройств под управлением iOS и Android.
Функционал 1С:Документооборот, рассмотренный сегодня, обеспечивает оперативное взаимодействие сотрудников внутри программы 1С:Предприятие. Это ускоряет процесс коммуникации, позволяя быстрее отвечать на запросы и решать возникающие вопросы, тем самым облегчая выполнение ежедневных рабочих обязанностей.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.