Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» в ООО АПХ «Русь»

Агро-промышленный холдинг “Русь” – молодое, динамично развивающееся предприятие Оренбургской области (зарегистрировано 12.07.2018 года). Он объединяет крупные сельскохозяйственные предприятия Оренбургской области: ОАО «Оренбургский комбикормовый завод», ООО "Восточная-АГРО" и другие.

Одной из первоочередных задач в работе нашего предприятия стала задача организации документооборота компании на базе современной системы электронного документооборота (СЭД). Нами были рассмотрены программные продукты, представленные на российском рынке: Directum и 1С:Документооборот.

Выбор программы «1С:Документооборот 8 КОРП» был обусловлен такими характеристиками, как: 

• гибкость настройки программы;
• широкие возможности по созданию шаблонов процессов обработки документов;
• открытый программный код, что позволяет не только использовать типовые возможности программы, но и индивидуально автоматизировать особенности наших бизнес-процессов;
• масштабируемость системы;
• наличие специалистов по внедрению в городе Оренбург.

Для организации внедрения программного продукта была выбрана ваша компания «БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» - крупнейший франчайзи фирмы 1С в Оренбурге и Оренбургской области.

В процессе внедрения консультантами ООО «БИЗНЕС РЕШЕНИЯ»:

• проведены общие настройки программы;
• подключены учетные записи электронной почты;
• автоматизирован учет входящих и исходящих документов;
• настроены процессы согласования и отправки исходящей корреспонденции;
• автоматизирован учет поручений руководителей и учет протоколов мероприятий;
• настроены виды и процессы обработки внутренних документов: приказов и распоряжений, служебных записок, заявлений на отгул, договоров;
• настроены шаблоны файлов исходящих документов и служебных записок;
• сделаны доработки программы для работы с файлами с особым доступом;
• проведено обучение пользователей и администратора СЭД.

В дальнейшем мы планируем масштабировать систему электронного документооборота – внедрить СЭД на основе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» во всех организациях, входящих в наш холдинг. Также в планах интеграция с учетной системой для обмена общей нормативно-справочной информацией, использование функционала выполнения задач по почте

С помощью программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» решены задачи:

• учета и контроля документов холдинга;
• быстрого поиска нужной информации;
• разграничения прав доступа к документам;
• контроля исполнительской дисциплины.

В результате внедрения автоматизированной информационной системы на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»:

• снизился риск потери оригиналов документов, так как сотрудники АПХ «Русь» теперь используют в работе электронные версии документов; 
• сотрудники получили оперативный доступ к актуальным документам;
• руководители подразделений получили инструмент оперативного контроля задач подчиненных;
• сократилось время согласования документов;
• у руководителей высшего звена появилась возможность измерять исполнительскую дисциплину.

Программа «1С:Документооборот 8 КОРП» введена в эксплуатацию с 1 августа 2019 года и в настоящий момент успешно используется на 19 рабочих местах. В СЭД одновременно работаю до 14 сотрудников.