В бухгалтерском учете иногда возникают ситуации, когда необходима ручная корректировка проводок в документе.
Перед началом ручной корректировки помните:
1. Использование ручной корректировки рекомендуется только в крайних случаях, когда отразить хозяйственную операцию автоматически с помощью документа конфигурации не представляется возможным (например, нет нужного документа). В данном случае используется операция, введенная вручную.
2. Ручная корректировка отключает автоматическое формирование проводок и движений по регистрам документа. Программа фиксирует проводки и движение по регистрам в том виде, в котором они были занесены и сохранены пользователем. В дальнейшем любое изменение документа (или перепроведение) не влияют на отражение документа в учете.
Включение режима Ручное изменение проводок документов осуществляется в разделе НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Регламентированный учет - Сервисные функции.
Корректировка проводок, которые были сформированы автоматически по документам оперативного учета, может быть выполнена двумя способами:
- непосредственно в документе;
- отдельным документом Операция (регламентированный учет).
Рассмотрим использование ручной корректировки проводок на примере документа производства Передача материалов в производство, который находится в разделе Производство - Документы производства (все).
По кнопке ДтКт при формировании проводок используется автоматический выбор счетов, которые заданы в настройке отражения документов в регламентированном учете. Но при этом счета и аналитика в документах могут быть скорректированы вручную.
Выполним корректировку проводок непосредственно в документе. Для этого в рабочем месте Проводки регламентированного учета устанавливаем флаг Ручная корректировка проводок. После установки данного флага, все проводки которые были внесены автоматически, становятся доступны для изменений. Можно изменить счет дебета, счет кредита, аналитику проводки, количественную или стоимостную оценку. Также можно добавлять новые проводки или удалять ранее сформированные.
Важно, что режим ручной корректировки проводок фиксирует проводки в том виде, в котором они были записаны. В данном случае не сохраняется история изменения проводок. Любые изменения документа, в т.ч. простое перепроведение, внесенные после его перепроведения и сделанные после ручной корректировки проводок, не влияют на отражение документа в регламентированном учете.
Поэтому ручное изменение проводок рекомендуется осуществлять только в особых случаях, т.к. в дальнейшем это потребует ручного контроля за актуализацией проводок в документах. При каждом повторном перепроведении такого документа все сформированные ранее проводки считаются неактуальными, и пользователю необходимо будет подтверждать результат ручного редактирования проводок по команде Подтвердить актуальность проводок. Таким образом, мы не вносим изменения в сам первичный документ, а корректируем непосредственно проводки регламентированного учета в самом документе.
Рассмотрим второй способ корректировки проводок и используем для целей корректировки отдельный документ Операция (регламентированный учет). Для этого не требуется устанавливать флаг Ручная корректировка проводок в документах. Чтобы создать документ Операция (регламентированный учет) надо воспользоваться командой Создать на основании.
Документ Операция (регламентированный учет) может быть создан на основании первичного документа, проводки которого требуется скорректировать. Важно, что в этом случае данные корректировки будут отражаться в виде сторнирующих и устанавливающих записей по регистрам бухгалтерского учета. Созданный документ Операция (регламентированный учет) будет входить в структуру подчиненности документа - основания, что позволит отслеживать статус отражения зависимого документа при изменениях исходного документа. Если после таких ручных корректировок будут внесены изменения в первичные документы, то вместо команды Провести и закрыть будет отображаться команда Подтвердить актуальность проводок и появится информационное сообщение о том, что документ был изменен и нужно скорректировать проводки или подтвердить актуальность этих проводок.
Все созданные на основании документы Операция (регламентированный учет) будут отображаться в нижней части данной формы в виде гиперссылок. Таким образом, будет сохраняться история изменения проводок и будет видно как изначально выглядели документы и с помощью какого документа Операция (регламентированный учет) были скорректированы проводки.
Когда мы выполняем ручную корректировку проводок не происходит каких-либо изменений в первичных документах, соответственно не происходит изменений в оперативном учете, а корректируются только проводки для целей регламентированного учета.
Документ Операция (регламентированный учет) кроме создания вручную произвольной бухгалтерской проводки также используется для корректировки движения по регистрам НДС. Функция активируется выбором флажка на Корректировка регистров НДС и Журнала учета счетов-фактур. После активации в документе Операция (регламентированный учет) появляются одноименные вкладки: НДС Покупки, НДС Продажи, Журнал учета счетов-фактур, Расчеты по единому налоговому счету.
Документ Операция (регламентированный учет) также используется для выполнения операции сторно. Для этого нужно зайти в документ, который хотим сторнировать, открыть проводки регламентированного учета, выбрать создание на основании Операция (регламентированный учет). Для заполнения проводками нажимаем кнопку Заполнить сторно и получаем заполненные проводки документа-основания на вкладке Бухгалтерский и налоговый учет.
Нажимаем Провести и закрыть. После этого снова заходим в проводки регламентированного учета документа, которые сторнировали, и видим историю документов, которыми проводки документа-основания были изменены.
Основным рабочим местом для работы с проводками в регламентированном учете является Отражение документов в регл. учете в разделе Регламентированный учет. В этом разделе видим не только все документы, не отраженные в учете, но и документы не проверенные, документы скорректированные вручную.
По кнопке Выполнить отражение произойдет отражение в регламентированном учете всех документов по выбранной организации по указанную дату.
Использование режима Ручное изменение проводок документов требует повышенного внимания пользователей и ответственности за внесенные изменения. От ручного редактирования проводок в проведенном документе может зависеть правильность ведения учета в программе.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.