Расчёт KPI показателей менеджера

Key Performance Indicators, KPI — это числовые показатели деятельности, которые помогают измерить степень достижения целей или оптимальности процесса, а именно: результативность и эффективность.

KPI как система совмещает в себе две основные задачи – целевое и финансовое планирование .  Другими словами, система KPI позволяет оценить степень достижения запланированных результатов. То есть она должна мотивировать, помогать планировать и оценивать.

KPI должна быть метрика, которая непосредственно влияет на доходы и затраты компании, или потенциально создает предпосылки для значимых событий (например, участие в тендерах). И все эти метрики должны соответствовать ряду правил.

Самый дорогой и самый ценный актив компании — сотрудники. Система KPI должна следовать стратегическим целям компании и мотивировать сотрудников.

Панель KPI должна быть гибкой, настраиваемой, потому что как раз этот процесс нельзя унифицировать

Для каждой категории сотрудников нужны свои показатели KPI.Невозможно использовать одинаковые показатели для “Продажника” и “Технаря”.  

KPI следует рассматривать не просто как оценку, а как показатель в динамике 

После установки показателей, необходимо контролировать изменения в работе сотрудника, качество работы, количество выполненных работ.

Нужно тщательно продумать механизм подсчёта KPI.

Важно чтобы показатели были практичны, не вводили сотрудников в панику, не приводили к снижению трудоспособности. 

KPI в своей совокупности должны отображать прогресс

Метрики показывают причастность каждого из команды к достижению цели, а значит, что они должны быть понятны сотрудникам. Лучше всего задокументировать систему KPI и ознакомить сотрудников, разъяснить спорные моменты.

Как подбирать KPI

Универсального набора ключевых показателей эффективности нет: в каждой компании нужно мониторить свои показатели. Например, система KPI для менеджеров по продажам может строиться по следующим правилам.

1. Начинайте с главного.

Нужно определить главную цель компании в текущей ситуации. Это может быть уровень дохода или роста, количество новых и вернувшихся клиентов и так далее. Как правило, компании имеют одну основную цель и одну-две задачи, помогающие в ее достижении.

Пример:

• основная цель: увеличить годовой доход до 20 млн.рублей;
• вторичная/поддерживающая цель: расти на 5% каждый месяц.

2. Будьте конкретны.

Необходимо выяснить какие именно показатели помогут компании в достижении общих целей. Возьмем общую сумму продаж за месяц, и раздробим ее на средний размер сделки. Затем рассмотрите этот показатель в контексте других, связанных с ним. Например, средний цикл продаж и какова себестоимость продаж.

Пример:

• цель: сумма продаж в январе — 2 млн. рублей;
• средняя сумма сделки — 100000 рублей;
• нужно сделок в январе: 20.

3. Акцент на действии.

Определите, что должна сделать ваша команда, чтобы достичь этих показателей:

Пример:

• сколько сделок нужно для достижения цели;
• исходя из этого числа, сколько лидов должно быть в воронке продаж;
• сколько звонков/писем/встреч необходимо совершить менеджерам, чтобы получить столько лидов.

Такой подход мотивирует менеджеров, а руководству помогает понять, на какие действия менеджеров нужно обратить внимание. Например, можно изменить план по обзвону холодной базы. 

Используя эти общие правила, вы сможете определить нужные показатели KPI для менеджера. Помимо количества совершенных сделок и сгенерированных лидов отслеживать можно еще не один десяток показателей. Список возможных KPI для руководителей отделов продаж и их менеджеров.

Показатели, связанные с действиями менеджера

Эти KPI продемонстрируют, насколько активно и результативно работает каждый сотрудник в отделе:

число звонков/встреч/КП/презентаций и других активностей менеджера;

количество активностей каждого менеджера в сравнении с числом закрытых им сделок;

среднее количество взаимодействий, совершенных для закрытия лида;

Эти KPI помогут понять, насколько продуктивен был отдел продаж в течение месяца или другого значительного отрезка времени:

рост продаж относительно цели;

стоимость закрытых сделок в этом месяце в сравнении с целью;

количество закрытых сделок в сравнении с целью

Мониторинг KPI в CRM-системе

Сегодня именно CRM-программы чаще всего используются для постановки планов и контроля их выполнения. Как это работает?

Назначайте менеджерам в CRM план продаж:

• по количеству и сумме сделок,
• по числу звонков,
• по числу встреч и презентаций,
• по количеству обработанных заявок и т.д.

Руководитель с помощью отчетов отслеживает выполнение плана, контролирует выполнение

В любой момент менеджер может отследить ход своей работы на специальных виджетах: сразу видно какова цель, и сколько осталось до ее достижения. 

CRM KPI

CRM-система с интегрированным в нее комплексом KPI. Она автоматически рассчитает все показатели, которые требуются для расчета эффективности работы сотрудника за рассматриваемый период времени. Это означает, что на основании этих показателей можно разработать эффективную систему мотивации, которая будет полностью прозрачной для работника: он будет понимать, за какие успехи он получит премию или другой бонус, и за какие упущения на него может быть наложен штраф или иное взыскание.

Таким образом, CRM-система становится главным условием эффективного применения комплекса KPI, гарантией его качественной реализации в каждом конкретном случае. А ведь именно от реализации в конечном итоге зависит действенность самой продвинутой системы KPI.

Заказать бесплатную демонстрацию программы