Решать нельзя планировать! Или как организовать свою работу в 1С:Документооборот

В современном мире, который диктует нам стремительный темп жизни, проблема планирования и тайм-менеджмента становится всё более актуальной. Мы постоянно сталкиваемся с огромным потоком задач, срочных дел, не срочных, важных, не очень важных, а также разных соблазнов, которые нас отвлекают.

Чувство, что времени катастрофически не хватает, преследует многих из нас. Мы пытаемся успеть всё и сразу, что приводит к переутомлению, стрессу и снижению качества работы.

Но зачем вообще нужен план? Есть задача – решили. Не решая задачу, тратим время на планирование, а потом ничего не успеваем?

Итог: Решать! Нельзя планировать.

Отличное решение, если бы не одно НО.

Без четкого плана и приоритетов мы тратим время на второстепенные дела, откладываем важные задачи и в итоге не достигаем желаемых результатов.

Отсутствие навыков планирования и самодисциплины часто приводит к прокрастинации – мы откладываем дела на потом, что только усугубляет проблему нехватки времени [1].

Планирование помогает нам сосредоточиться на важных задачах, расставлять приоритеты и эффективно использовать свое время. Это первый шаг к достижению любой цели. Без четкого плана мы рискуем потерять направление и не добиться желаемого результата.

Из вышесказанного мы можем сформировать цель планирования:

Эффективное распределение ресурсов и времени, а также расставление приоритетов для выполнения всех поставленных задач (важных срочных, не важных срочных, важных не срочных, не важных не срочных).

Основные задачи планирования:

1. Определение задач и сроков их выполнения.

Первым шагом является понимание, того что необходимо выполнить и в какие сроки. Без чётко поставленных задач планирование теряет смысл. Задачи должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени [2].

2. Декомпозиция задач.  Большая цель может показаться пугающей. Планирование помогает разбить её на более мелкие, управляемые этапы. Это делает путь к цели более ясным и мотивирующим.
3. Распределение ресурсов. Время, деньги, усилия – всё это ограниченные ресурсы. Планирование помогает определить, как лучше их использовать для достижения поставленных целей.
4. Расставление приоритетов. Не все дела одинаково важны. Планирование позволяет расставить приоритеты и сосредоточиться на наиболее важных задачах, при этом не упустить менее важные.
5. Контроль и корректировка. Мир постоянно меняется, и планы тоже должны быть гибкими. Планирование включает в себя регулярный контроль над ходом выполнения и внесение коррективов, в случае необходимости.

Теперь фраза «Решать нельзя, планировать!» звучит убедительно.

1С: Документооборот – это современный инструмент, разработанный компанией 1С, который позволяет автоматизировать учет и планирование рабочего времени сотрудников.

Основные функции:

• позволяет вести точный учет рабочего времени сотрудников, учитывая все перерывы, сверхурочные часы и отпуска.
• позволяет планировать рабочее время сотрудников, распределять задачи и контролировать выполнение планов.
• позволяет генерировать различные отчеты по учету рабочего времени, что позволяет анализировать эффективность работы сотрудников и выявлять проблемные зоны.

1С:ДО – это мощный инструмент, который поможет вам оптимизировать управление рабочим временем сотрудников, повысить эффективность работы и снизить затраты.

Рассмотрим основные функции 1С:Документооборота, которые помогут пользователям грамотно распределить время на выполнения задач, держать сроки выполнения задач под контролем, быстро получать доступ к необходимой информации и автоматизировать рутинные операции.

На стартовой странице 1С: Документооборот присутствуют наши главные помощники виджеты. С помощью них пользователи могут настроить интерфейс программы под свои нужды.

Виджет «Мои задачи».

Виджет «Мои задачи» в 1С: Документооборот – персональный помощник по управлению делами. Он позволяет видеть все свои текущие задачи в одном месте, отслеживать их статус и управлять ими. Удобный инструмент для организации работы и повышения своей эффективности.

Основные возможности виджета:

Просмотр списка задач. Сразу видно все свои задачи.

Фильтрация и сортировка. Можно отфильтровать задачи по различным критериям, например, по срочности, исполнителю, проекту. Также можно сортировать их по дате создания, дате окончания и другим параметрам.

Добавление новых задач. Прямо из виджета можно создавать новые задачи, указывая их название, описание, исполнителя, срок выполнения и другие необходимые детали.

Изменение статуса задач. Можно помечать задачи как выполненные, ставить их на проверку или возвращать на доработку.

Добавление комментариев. Реализована возможность обсуждения задачи с коллегами, оставляя комментарии прямо в виджете.

Получение уведомлений. Реализовано получение уведомлений о новых задачах, изменениях статуса и комментариях к ним.

Виджет «Мои документы»

Следующий виджет, который мы рассмотрим в этой статье «Мои документы». В нем отражаются все документы, которые относятся к текущему пользователю и требуют его внимания [3].

Список Мои документы индивидуален для каждого пользователя и формируется по следующим критериям [3]:

• все документы, по которым вам направлена задача. После выполнения задачи документы перестанут отображаться в списке;
• все документы, по которым вы направили задачу другому сотруднику. После выполнения задачи документы также перестанут отображаться в списке;
• входящие документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации;
• исходящие документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации и отправки;
• внутренние документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации и исполнения;
• документы, за которые вы назначены ответственным. Эти документы можно исключить из списка только вручную.
• Критерий, по которому документ попал в список, отображается под названием документа.

Пользователь может в любой момент включить или исключить любой документ из списка вручную.

Виджет «Мои документы» делает работу с документами более удобной, быстрой и эффективной. Благодаря нему, ни один важный документ не «уйдет из поля зрения» пользователя.

Виджет «Мой календарь»

Еще один удобный помощник планирования задач и рабочего времени – это «Мой календарь». В нем можно планировать все свои встречи на день, неделю или месяц, добавлять новые события, редактировать существующие и устанавливать напоминания.

Посмотрев Ваш календарь, коллеги могут понять, когда можно подойти за помощью или обсудить како-либо вопрос, а когда Вы заняты и нельзя беспокоить.

Ежедневные отчеты.

Ежедневные отчеты – в них содержится информация обо всех выполненных задачах пользователя за день.

Этот инструмент создан не просто для формальности и контроля со стороны руководства, а для того, чтобы облегчить работу сотрудников и помочь им расти профессионально.

Зачем же нужны ежедневные отчеты и как они помогут нам стать более эффективным?

Заполнение такого отчета даст понимание того, на что тратится время в работе больше всего и какие задачи занимают больше всего усилий. Это поможет оценить свою эффективность и понять, где можно оптимизировать работу, а также более эффективно распланировать свой день.

На данные о трудозатратах можно опираться, если необходимо обосновать руководству свои запросы. Например, если необходимо больше времени на решение поставленной задачи или необходимы дополнительные ресурсы.

А также, анализ трудозатрат делает систему оценки работы более прозрачной и справедливой. Руководство видит, кто и на что тратит свое время, и может более объективно оценивать вклад каждого сотрудника.

Инструменты 1С: Документооборота позволяют:

• понимать какие задачи перед пользователями стоят, и в какие сроки их необходимо выполнить;
• сгруппировать задачи по срочности их выполнения, что позволит выполнить все задачи (срочные и не срочные) в срок, не упуская ни одну из них. Это решает вопрос не только о расстановлении приоритетов, но и распределение своих ресурсов на выполнение той или иной задачи.
• контролировать не только задачи, которые должен решить сам пользователь, но и те задачи, которые он сам направил другим пользователем на исполнение.

Таким образом, 1С: Документооборот может помочь решить все задачи планирования и достигнуть желаемой цели, став высокоэффективным человеком.

В этой статье мы рассмотрели инструменты планирования и организации работы в 1С: Документооборот. В следующей статье подробно рассмотрим, как пользователю настроить начальную страницу 1С:ДО, а также, как работать с, рассмотренными сегодня, инструментами.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы! 

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7(3532)43-05-17.