Работа с модулем ЭДО в 1С:Документооборот

Вкратце об основном функционале модуля ЭДО

Эффективная работа с модулем ЭДО в 1С подразумевает следующие шаги:

1. Подключение к сервису 1С-ЭДО. Для начала использования модуля ЭДО в 1С необходимо загрузить сертификаты электронных подписей, выбрать оператора, отправить заявление на регистрацию абонента ЭДО.

2. Конфигурация и настройка. После успешного подключения к сервису 1С-ЭДО провести настройку конфигурации 1С и модуля ЭДО для корректной работы системы.

3. Создание и отправка документов. После настройки модуля пользователи могут создавать различные документы в 1С (счета-фактуры, договоры, акты и др.) и отправлять их через модуль ЭДО.

4. Получение и подписание документов. Модуль ЭДО также позволяет получать электронные документы от контрагентов, подписывать их в электронной форме и автоматически встраивать в систему 1С.

5. Организация хранения документов. Здесь дополнительных настроек не нужно, модуль ЭДО самостоятельно организует хранение всех электронных документов в удобной и безопасной форме, облегчая последующий доступ к ним.

Работа с модулем ЭДО в 1С:ДО

Для работы с документами ЭДО предусмотрено рабочее место Текущие дела ЭДО. Доступ к нему настраивается путем выдачи полномочия Ответственные за ЭДО. Также потребуется сертификат электронной подписи для подписания/отклонения/аннулирования документов и работы с приглашениями контрагентов к обмену.

Список документов, которыми вы будете обмениваться с контрагентами, определяется в разделе Настройки ЭДО. Здесь необходимо выбрать документы для отправки и для получения.

Как правило, доступ к рабочему месту Текущие дела ЭДО имеют не все пользователи, в основном это генеральный директор, бухгалтер, администратор СЭД. Для организации работы с документами ЭДО остальными сотрудниками предусмотрено автоматическое создание карточек документов ДО на основании документов ЭДО.  Для этого необходимо включить такую возможность в настройках обмена и настроить соответствие документов. На скриншоте ниже представлен пример настройки такого соответствия. 

Таким образом, при поступлении документа ЭДО в списке документов 1С:Документооборота автоматически появляется заполненная карточка документа с приложенными файлами. Далее с данным документом могут работать пользователи. Также для каждого вида документа можно настроить шаблон процесса, который будет автоматически запускаться при создании карточки документа. Таким образом, можно автоматизировать работу и с документами, поступающими извне.

Помимо этого, карточка документа, участвующего в ЭДО, имеет

- группу команд ЭДО, с помощью которых пользователь может подписать или отклонить документ без перехода в рабочее место Текущие дела ЭДО; 

- переход к документам, которые поступили в одном пакете с данным документом, и возможность оттуда выполнить действия над каждым документом по отдельности;

- сведения о состоянии ЭДО на вкладке Обзор и в табличной части Стороны.

Все отработанные документы помещаются в архив ЭДО, имеющий множество фильтров для осуществления быстрого поиска.

Подводя итоги

Работа с модулем ЭДО в 1С позволяет улучшить эффективность и безопасность документооборота, сократить временные затраты и упростить взаимодействие с контрагентами. Использование данного модуля оправдывает себя для предприятий любого масштаба, современных компаний и организаций, стремящихся к оптимизации своих бизнес-процессов.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы! 

Узнать подробнее можно по телефону +7 (3532) 43-05-17.